Rabu, 10 Oktober 2012

tugas kearsipan sistem tanggal .


KEARSIPAN SISTEM TANGGAL (Chronological Filing system)

Dari 5 sistem kearsipan yang kita kenal pada materi ini akan dibahas bagaimana mempraktekkan Kearsipan Sistem Tanggal.

Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.

Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007 disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide (penunjuk arsip) Maret dan map/folder ke-10.
 

Merancang Klasifikasi

Dalam kearsipan sistem tanggal klasifikasi dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub subyek yang ditetapkan berdasarkan tanggal surat/arsip itu dibuat sehingga subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci), sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan sub-sub subyek diambil dari tanggal (dijadikan kode folder).

Sebagai contoh surat yang dibuat tanggal 15 Maret 2007 maka diindeks menjadi:

Sistem Pengarsipan dengan Sistem Tanggal (Chronologies)

Dipublikasi pada oleh Naomi Lidia
Sistem tanggal/Chronologies adalah sistem penyimpanan surat berdasarkan tanggal surat  diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Perlengkapan yang diperlukan dalam sistem pengarsipan ini, yaitu:
  • filing cabinet, di depan filing cabinet dicantumkan judul “tahun”,
  • guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
Pembagian sistem tanggal ada 3 tahap, yaitu:
  1. Pembagian utama berdasarkan tahun (judul laci);
  2. Pembagian pembantu berdasarkan bulan (judul guide);
  3. Pembagian kecil berdasarkan tanggal (judul folder).
Susunan guide dan folder dalam filing cabinet didasarkan pada:
  1. Laci menggambarkan tahun,
  2. Guide menggambarkan bulan, dan
  3. Folder menggambarkan tanggal.
Langkah-langkah dalam penyimpanan surat, yaitu:
  1. Menetapkan kode surat sebelum disimpan dan
  2. Mencatat surat pada kartu kendali, setelah itu lakukan penyimpanan.

 













KEARSIPAN SISTEM TANGGAL (Chronological Filing system)
Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal
Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi:
  1. Filing Cabinet

  1. Guide

  1. Map/folder

  1. Kotak Sortir

  1. Kartu Indeks

  1. Buku Arsip
Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.
Keterangan Jenis perlengkapan:
  1. Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip)
    Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.

  1. Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip)
    Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun.

  1. Map (folder)
    Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).

  1. Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip)
    Disiapkan sesuai kebutuhan.

  1. Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip)
    Disiapkan bila diperlukan
.
  1. Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan)
    Disiapkan sesuai kebutuhan.

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:
  1. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
    • Kode laci diambil dari tahun
    • Kode guide diambil dari bulan
    • Kode folder diambil dari tanggal

  1. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
    • Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
      Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.
    • Kode guide diambil dari bulan
    • Kode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.






Pengertian Sistem Penyimpanan (Filing System)
Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara
tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan
mempermudah kita dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut.
Metode penyimpanan yang sistematis tersebut sering disebut dengan sistem
penyimpanan arsip (filing system). Sistem penyimpanan dapat didefinisikan
sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman
yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu,
tempat, tenaga, dan biaya. Salah satu bentuk sistem penyimpanan tersebut
adalah sistem penyimpanan arsip (dokumen-dokumen dan surat-surat)
berdasarkan tanggal.
Pengertian Penyimpanan Berdasarkan Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun. Dalam sistem ini yang dijadikan kode
penyimpanan dan penemuan kembali adalah tanggal, bulan, atau tahun
pembuatan surat atau tanggal surat yang tercantum pada barisan tanggal yang
tercantum dalam arsip itu sendiri.

Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana dan praktis
sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang kegiatannya masih
sedikit dan masalahnya belum kompleks.
Merancang Klasifikasi Tanggal
Dalam sistem tanggal atau disebut sistem kronologis, pengelompokan
tetap dilaksanakan atas sistem subjek, subsubjek, dan satuan subsubjek. Yang
dijadikan pengelompokan itu adalah tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum
pada barisan tanggal surat. Yang ditetapkan sebagai subjek adalah tahun,
sebagai subsubjek adalah bulan, dan sebagai satuan subsubjek adalah tanggal.
Prinsip klasifikasi seperti yang telah dilakukan pada sistem kearsipan yang
lain (sistem alfabet, sistem nomor, sistem wilayah, sistem subjek) mengarah pada
susunan penataan arsip, yaitu mengatur pengelompokan dan penyimpanan arsip
pada unit-unit yang lebih kecil. Untuk menghemat tenaga, waktu dan tempat
perlu dilakukan pemberian kode.
Dari uraian di atas dapat diambil suatu kesimpulan sebagai berikut.
1. Tahun ditetapkan sebagai judul laci.
2. Bulan ditetapkan sebagai judul guide.
3. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
s

Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dan
tahun yang ada pada surat (tanggal surat) dijadikan sebagai kode penyimpanan.

Klasifikasi sistem tanggal surat atau warkat yang bertahun sama disimpan dalam
laci yang sama. Warkat atau surat yang bulannya sama akan berada di belakang
dalam folder yang
guide yang sama, serta surat atau warkat yang bertanggal sama akan terdapat
ama.


Contoh :
Surat yang bertanggal 15 Maret 2002 diindeks sebagai berikut.
2002 = Unit 1 sebagai kode laci.
Maret = Unit 2 sebagai kode guide.
15 = Unit 3 sebagai kode folder.
Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Persiapan
Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip adalah
persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip yang
menggunakan filing sistem tanggal. Peralatan yang perlu disiapkan sebagai
berikut.
a. Filing Cabinet





banyaknya hari dalam bulan bersangkutan. Contoh bulan Januari
dapat berisi 31 map, bulan Februari berisi 28 map, dan seterusnya.

i. Cara Menyusun Perlengkapan
a. Laci pertama pada filing cabinet diberi guide mulai dari bulan Januari
sampai Desember sesuai dengan volume arsip. Apabila volume arsip
semakin banyak, dengan satu laci filing kabinet dapat diisi hanya tiga
guide, misalnya berisi guide bulan Januari sampai dengan Maret.
Laci berikutnya berisi tiga guide bulan April sampai dengan bulan
Juni, dan seterusnya sesuai dengan yang diperlukan.
b. Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung pada

Laci filing cabinet dalam filing sistem tanggal
J. Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan sistem tanggal harus dilakukan dengan
memperhatikan tanggal surat setiap surat yang masuk dan tanggal surat
dari setiap surat yang akan dikirim ke luar. Ketelitian membaca tanggal,
bulan, dan tahun dari setiap surat merupakan kunci keberhasilan sistem
ini, setiap kesalahan karena petugas yang kurang teliti petugas akan
memakan banyak tenaga, waktu, dan biaya. Dalam sistem penyimpanan
ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi) atau di unit kerja
masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Hal tersebut tidak
menjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama, yaitu
sebagai berikut.
a. Penampungan
Arsip hasil penciptaan, penerimaan dari unit sendiri, maupun yang
diterima dari luar unit dikumpulkan berdasarkan tanggal dari setiap
bulannya dan diproses untuk disimpan.
b. Penelitian
Arsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda
bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum
isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus
memastikan bahwa arsip tersebut telah
1. ditangani dengan hati-hati;
2. dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat.
Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan
kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan
perusahaan. Apalagi, apabila arsip tersebut sampai tidak
ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang. Oleh karena itu
prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “memastikan arsip
yang akan disimpan tersebut apakah telah memenuhi aturan
penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggung jawabnya”.
c. Pengindeksan
Arsip yang siap disimpan kemudian diindeks sesuai dengan
asal arsip. Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip dibaca untuk
menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut
pengindeksan atau pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti
penentuan pemberian kode sebagai dasar penyimpanan. Agar
pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di
bawah ini perlu diperhatikan.
d. Pengodean
Hasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar
penyimpanan arsip tersebut. Pengodean juga dapat diartikan
sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan
penyimpanannya dalam file. Agar dapat memberi kode yang tepat,
seperangkat aturan dalam penyimpanan sistem tanggal harus
diikuti. Apabila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda
atau kode tempat penyimpanan. Apabila hal tersebut telah
dilakukan, petugas tinggal membaca sekilas atau mengindeks isi
surat guna konfirmasi pemberian kode tersebut. Apabila ada kata
yang penting, pembuatan tunjuk silang dilakukan saat itu juga.
Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat akan
menyimpan kembali arsip. Pemberian kode harus hati-hati dan
konsisten, apabila dilakukan secara tergesa-gesa hanya akan
berakibat kesalahan .
e. Penyortiran
Setelah penetapan kode, surat disortir sesuai dengan kode
penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan pula sebagai tindakan
menyusun berkas secara urut tanggal. Di sebagian besar instansi
penyortiran adalah langkah awal sebelum pemberkasan.
Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah
pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Apabila kegiatan
penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai, maka
itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu
dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode, berkas langsung
disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh
bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31 dijadikan
satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Februari
dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya.
Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan
pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang
tidak teratur. Maka setelah arsip disortir secara garis besar (rough
sorting) menjadi kelompok-kelompok tanggal, lalu dipisahkan
berdasarkan kelompok tanggal bulan dan tahun masing-masing
untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine
sorting. Setelah semua dikelompokkan pada bagiannya masingmasing,
berkas ini siap untuk disimpan dan dipindahkan ke tempat
penyimpanan
f. Penyimpanan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting
dalam kegiatan kantor, yaitu menempatkan berkas di dalam tempat
penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip
berarti kehilangan waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian
arsip. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal-hal
berikut.
1. Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lainlain.
2. Sebelum arsip dimasukkan kedalam folder, folder sebaiknya
ditarik ke atas dulu; petugas sebaiknya menghindari menarik
folder dengan memegang tab, sebab apabila hal ini terulang
terus dapat membuat tab rusak dan arsip mungkin terselip di
luar folder.
3. setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di
sebelah tepi kiri ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan
folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan,
yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca.
4. Arsip-arsip paling kanan pada folder tanggal awal selalu
ditem patkan di posisi paling atas ketika folder dibuka, arsip
paling tua ada di paling belakang. Arsip yang diambil (dipinjam)
ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam
itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip.
5. Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subjek (application
folder) pertama ditata berdasarkan bulan kemudian berdasar
tanggal. Apabila dalam penyimpanan arsip terdapat tanggal yang
sama, penyimpanannya diatur berdasarkan abjad.
Contoh :
Pada tanggal 15 Maret 2002 diterima delapan surat yang berasal
dari Anton, Chaterina, Budi, Erman, Fransiska, Joko, Ambar dan
Elya. Penyimpanan surat diletakkan di laci tahun 2002. Guide
tab bulan Maret dan pada map tanggal 15 dengan urutan
sebagai berikut.
1. Ambar
2. Anton
3. Budi
4. Chaterina
5. Elya
6. Erman
7. Fransiska
8. Joko
g. Petugas penyimpanan arsip adalah orang yang
1. mengetahui pentingnya pembuatan pada tanda pengenal pada
sistem penataan tanggal;
2. memahami dan bisa menerapkan aturan pengindeksan secara
tanggal dengan baik;
3. membuat kode arsip secara teliti;
4. selalu menyortir arsip sebelum disimpan;
5. mengetahui dan memanfaatkan keuntungan penggunaan
peralatan baku untuk penyimpanan secara baik sehingga
membantu pencapaian keberhasilan dalam efisiensi pekerjaan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar